Wie Sie Ihr Team im Homeoffice zusammenhalten und motivieren
Plötzlich arbeiten alle im Homeoffice. Von einzelnen Teams bis zu ganzen Organisationsbereichen findet die Zusammenarbeit derzeit im virtuellen Raum statt. Mobiles Arbeiten ist nichts Neues, wird aber in Zeiten von Corona grade beschleunigt. Für das ein oder andere Unternehmen eine ganz neue Welt. Technisch gesehen ist die Zusammenarbeit als virtuelles Team überhaupt kein Problem mehr: Laptop, High-Speed-Internet und praktische Organisations-Tools machen es möglich. Viele schätzen die persönliche Freiheit und die Work-Life-Balance. Aber wie gelingt jetzt virtuelle Zusammenarbeit und wie kann soziale Isolation vermieden werden? Wir geben Ihnen Tipps wie Sie Teams erfolgreich zusammenhalten, motivieren und führen können.
Teamregeln für das virtuelle Arbeiten aufstellen
In jedem Team gibt es ein (un)geschriebenes Regelwerk, an dem sich alle orientieren. Es bildet die Weichen für Zusammenarbeit, Kommunikation, Entscheidungsfindung und Organisatio. Ohne ein solches Regelwerk entstehen Unsicherheiten. Je früher geregelt und kommuniziert wird, wie im virtuellen Team zusammengearbeitet wird, desto schneller konzentrieren sich die Teammitglieder auf ihre Aufgaben, Prioritäten und Timings. Der Teamleiter muss also das bestehende Regelwerk um Normen für das virtuelle Arbeiten ergänzen.
Dazu gehört u.a. die Beantwortung folgender Fragen:
Wie sind die Arbeitszeiten geregelt?
Wann und wie bin ich für das Team erreichbar?
Welche Tools und welche Kommunikationskanäle werden für welche Zwecke genutzt?
Wann und wie finden Meetings statt?
Welche Umgangsregeln gelten zum Beispiel im Chat oder in einer Videokonferenz?
Die gemeinsam besprochenen und vereinbarten Regeln sollten zudem dokumentiert und für alle zugänglich gemacht werden. Bestehen Unsicherheiten im Team zu einzelnen Regeln, sollten diese von der Teamleitung aufgenommen und für alle geklärt und kommuniziert werden.
Kommunikation mit Tools effizient gestalten
Wenn es mit der virtuellen Zusammenarbeit klappen soll, ist die Kommunikation das A und O. Vieles bespricht man am besten direkt via Telefon oder in regelmäßigen Teammeetings in Form einer Videokonferenz. Zudem sollten die Teammitglieder eigene Meetings untereinander abhalten. Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams, Zoom oder Webex sind nur einige Beispiele, mit denen man das effizient gestalten kann. Bei Bedarf können diese aufgezeichnet und allen zur Verfügung gestellt werden. Ein Ergebnisprotokoll fasst die Kernpunkte zusammen, welche man im Wiki oder Sharepoint allen zur Verfügung stellen kann.
Die tägliche Projektkommunikation, in der über den aktuellen Status der Aufgaben gesprochen wird oder neue Ideen diskutiert werden, kann über den Chat erfolgen. Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams, Slack oder gar WhatsApp-Gruppen können das sehr gut abbilden. Die gute alte E-Mail dient wiederum dazu, um über das fertige Ergebnis zu informieren oder Entscheidungen zu kommunizieren. Für die Kurzweilige Kommunikation ist sie eher nicht gedacht, da man schnell den Überblick verliert und es unübersichtlich wird.
Persönliche Ebenen für das Teambuilding
Eben mal im Büro vorbeischauen, sich an der Kaffeemaschine treffen oder gemeinsam Mittagessen fallen beim virtuellen Arbeiten weg und damit auch die Möglichkeiten Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Teamleitung aufzubauen. Der persönliche Austausch darf im Homeoffice nicht fehlen und es müssen Begegnungsstellen geschaffen werden. Eine Idee ist die virtuelle Kaffeeküche, bei der es sich um eine offene Videokonferenz handelt. Jedes Teammitglied kann die Kaffeeküche in einem bestimmten Zeitraum betreten und mit den anwesenden Kollegen austauschen, einen Kaffee trinken oder einfach nur Quatschen. Dasselbe Prinzip funktioniert auch für die virtuelle Kantine, wo man gemeinsam Mittagessen oder das virtuelle Feierabendbier, wo man zusammen anstoßen kann. Den Ideen sind hier keine Grenzen gesetzt. Alternativ kann man das auch über einen permanenten Chatraum organisieren, der nur für Smalltalk genutzt wird.
Aber auch die persönlichen Treffen mit dem gesamten Team sind eine wichtige Routine. Je nach Größe und räumlicher Distanz kann das monatlich oder auch viermal pro Jahr für zum Beispiel eine ganze Woche sein. Die persönlichen Treffen eignen sich ideal, um gemeinsame Erfolge zu feiern, neue Projekte zu starten und gemeinsam Strategien zu erarbeiten. Grade für Teams die ausschließlich virtuell zusammenarbeiten bieten solche „Events“ einen Motivationsschub. In Zeiten von Abstandsregeln, Hygienemaßnahmen und Mundschutz können solche Meetings auch super draußen im Freien stattfinden oder in Kombination mit einer Fahrradtour und abschließenden Picknick erfolgen.
Team beim Selbstmanagement helfen und auf Ziele setzen
Vertrauen in das Team ist die Basis für virtuelles Zusammenarbeiten und Erfolg. Die Aufgaben, Prioritäten und Timings sollten nicht kontrolliert werden. Vielmehr sollte das Team über gemeinsame Ziele angespornt werden. Diese Ziele sollten klar formuliert, priorisiert und terminiert werden. Wie das Ziel erreicht wird ist letztlich egal. Auf dem Weg dahin sollte die Teamleitung als Coach und nicht als Kontrolleur agieren. Sie sollten ein starkes Wir-Gefühl im Team aufbauen und vorleben, was sie von ihrem Team erwarten: Nämlich jeden Tag das Beste für das Unternehmen zu geben – egal wie stürmisch die Zeiten sind. Die Arbeitszeit oder das Sitzen am Arbeitsplatz sollte nicht das Resultat guter Arbeit sein, sondern das Erreichen eines gemeinsamen Ziels – das gilt für Teams im Büro wie für virtuelle Teams gleichermaßen.
Damit ergebnisorientiert gearbeitet wird gibt es Aufgaben-Tools wie Trello und Asana, die bei der Organisation und dem Selbstmanagement helfen. Hier können alle Aufgaben zu einem Ziel zusammengefasst, priorisiert, terminiert und an einzelne Mitarbeiter zur Umsetzung verteilt werden. Die Teammitglieder und die Teamleitung haben so auf einen Blick eine Übersicht der Themen, die erledigt werden müssen. Anhand eines einfachen Kanbanboards (To Do, Doing, Done) lässt sich die Arbeit zudem übersichtlich visualisieren. Die gemeinsamen Teammeetings sollten dazu genutzt werden, mindestens wöchentlich auf das Kanbanboard zu schauen um zu wissen wo man steht, was man noch vor der Brust hat und was bis jetzt schon gemeinsam geschafft wurde.
Teammitglieder wertschätzen, loben und überraschen
Nur weil das Team nicht im Büro sitzt, heißt das noch lange nicht, dass man die soziale Fürsorge und die menschlichen Aspekte vernachlässigen sollte. Ganz im Gegenteil, grade im Homeoffice brauchen die Mitarbeiter mehr Aufmerksamkeit und die Beziehungen müssen noch aktiver gepflegt werden. Dazu sollte mit jedem Teammitglied persönlicher Kontakt gehalten werden. Einfach mal anrufen und fragen wie es einem so geht, was ihn beschäftigt und woran er grade arbeitet. Dabei sollte man stets aufmerksam zuhören, Feedback geben und auch den Mitarbeiter für seine gute Arbeit loben. Wertschätzung ist grade in der jetzigen Zeit sehr wichtig, da jeder seinen persönlichen Beitrag für die virtuelle Zusammenarbeit im Team leistet.
Durch kleine Aufmerksamkeiten können Motivation und Loyalität des Teams zudem noch gestärkt werden. Deswegen auf keinen Fall Geburtstage oder Jubilare vergessen. Ein Anruf ist Pflicht, eine Grußkarte mit persönlicher Widmung die Kür. Jeder mag Überraschungen, so kann man z.B. auch was für die Kinder oder Tiere der Mitarbeiter organisieren – sei es das Ausmalbuch oder der Kauknochen – jeder freut sich über Geschenke, mit denen er nicht gerechnet hat. Vorbild sein und Nachahmungen anregen sind hier die Stichworte. Wenn jedes einzelne Teammitglied diese Wertschätzung seinen Kollegen entgegen bringt entsteht daraus ein starkes, vertrauensvolles und loyales Team was jede Krise übersteht und bei jeder Chance anpackt.
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