Mit Online-Tools einfach kommunizieren, interagieren und organisieren
Die meisten Unternehmen haben auf Homeoffice umgestellt und ihre Mitarbeiter zur Arbeit von zu Hause aufgefordert. Das ist sehr verantwortungsvoll und der derzeitigen Situation angepasst. Für alle Mitarbeiter ist es jetzt umso wichtiger, mit Kunden und Kollegen im engen Austausch zu sein. Dafür braucht es schlicht eine leistungsfähige Internetverbindung und die richtigen Tools. Wir stellen Ihnen hierfür die einfachsten und kostenlos verfügbaren Helfer im Netz vor.
In Kontakt mit Kunden und Kollegen – Video-Calls und Konferenzen
Natürlich wollen Sie mit Ihren treuen und bedeutsamen Kunden, den wichtigsten Partnern und allen Mitarbeitern persönlich im Austausch bleiben. Um ohne physischen Kontakt wichtige Kundentermine wahrzunehmen und dringende Teammeetings durchzuführen, eignen sich Video-Calls und Konferenzen.
Dadurch kann trotz der Distanz das wertvolle „Wir“ – bzw. Teamgefühl bewahrt werden.
Die umfangreichsten, einfachsten und gleichzeitig kostenlosen Tools dafür sind:
- Zoom
- Skype
- Video Call-Funktionen div. Business Messenger wie Slack, Teams und Hangouts
Zoom: Diese Software eignet sich besonders für Meetings, da es immer einen Moderator gibt, zu dem sich alle anderen zuschalten. Man braucht nur den passenden Zugangslink, der am besten in der Terminankündigung an die Teilnehmer gleich mit versendet wird. Kostenlos sind die Video Anrufe via Zoom mit bis zu 100 Teilnehmenden und einer Dauer von 40 Minuten am Stück.
KMU-Tipp: Diese Calls kann man dann sogar mitschneiden, speichern und später versenden.
Außerdem eignet sich Skype als kostenloses und einfaches Tool für Video-Calls und Konferenzen für bis zu 50 Teilnehmende.
Brauchen Sie nur Basis-Video-Call Funktionen für wenige Teilnehmer und verwenden bereits Business Messenger wie Slack, Teams und Hangouts (Infos weiter unten), können Sie auch die darin integrierten Video-Call Funktionen für Mitarbeiter-Meetings ausprobieren.
Im Homeoffice auch schreibend in direktem Kontakt bleiben – Team Messenger
Mit Kollaborationstools wie Team- oder Business-Messengern können Sie ohne E-Mail-Flut, mit kurzen Kommunikationswegen und schnellen Antworten schreibend in Kontakt mit Kollegen und Kolleginnen bleiben.
Kostenlos und einfach bedienbar sind:
- Slack
- Teams
- Hangouts
Bei der Schlüterschen setzen viele Teams erfolgreich auf Slack. Der Messenger bringt eigentlich alles Wichtige mit, was Kollegen für die Zusammenarbeit brauchen. So können einzelne Mitarbeiter oder auch Projektteams in verschiedenen Bereichen (Channels) kommunizieren. Je nach Version sind auch Videokonferenzen möglich. Auch hilfreich: jeder kann im eigenen Status für andere sichtbar einstellen, ob er gerade verfügbar, im Homeoffice oder in der Pause ist.
KMU-Tipp: Kleine Teams können Slack kostenlos nutzen.
Eine Alternative dazu ist Microsoft Teams, der praktischerweise Teil des kostenpflichtigen Microsofts Office-365-Pakets ist. Seine größte Stärke ist somit die direkte Integration anderer Office-Dienste wie Word oder Outlook. Auch ohne Office 365-Lizenz nutzen KMUs den Messenger mit eingeschränktem Funktionsumfang ebenfalls kostenlos – dann beispielsweise ohne Audio-Anrufe und Video-Calls.
Google-Nutzer können über ihren Account aber auch das kostenlose klassische Hangouts mit den Basis-Chat- und Kommunikationsfunktionen nutzen oder (als G Suite Nutzer) auf Hangouts Chats zurückgreifen und so die Schnittstellen zu den anderen Google-Tools aus der G Suite wie Docs, Drive, Gmail und dem Video-Call-Dienst Meet nutzen.
KMU-Tipp: Nutzen Sie jetzt, wo es schnell und einfach gehen soll denjenigen, der in Ihrem Unternehmen schon bekannt und oder etabliert ist.
Tools für Projektplanung und Management
Besonders wenn die direkte Kommunikation in Gesprächen oder auch der Austausch in der Pause beim Kaffee wegfällt, ist eine gute Arbeits- und Projektorganisation wichtig. Somit wissen alle Kollegen, wann wer was wie zu tun hat. Für kleine Unternehmen gratis und dabei sehr wirkungsvolle Online-Tools in Home-Office-Zeiten und darüber hinaus sind:
- Asana, eignet sich besonders gut zur Projektkoordination und ist kostenlos für kleine Teams bis 15 Personen
- Trello, bietet kostenloses Projektmanagement für kleine Teams bis 10 Personen
- Airtable, geeignet für Excel-fokussiertes Arbeiten in der Basis Version
Dokumente und Daten bearbeiten in der Cloud
Dokumente und Tabellen im Home-Office verwalten und bearbeiten oder Dateien hin und her schieben, geht am besten und ganz einfach mit diesen Onlinespeichern und ihren zugehörigen Tools:
- Google Drive, kostenlos bis zu 15 Gigabyte Speicherplatz
- Dropbox, kostenlos bis zu 2 Gigabyte Speicherplatz
- WeTransfer, kostenlos Dateien bis zu 2 Gigabyte versenden
Und das Wichtigste nicht vergessen: die Gesundheit
Bitte vergessen Sie bei aller Produktivität jetzt nicht: Unser wichtigstes Gut ist und bleibt unsere Gesundheit. Machen Sie und Ihr Team ausreichend (Trink- und Essens-) Pausen, lüften Sie regelmäßig Ihren Arbeitsplatz und achten Sie gerade jetzt darauf, sich auch auf begrenztem Raum ausreichend zu bewegen.
Tipp für die Morgenroutine oder den Feierabend, der jetzt Energie und gute Laune bringt: Nutzen Sie die zahlreichen angeleiteten Web-Yoga Sessions oder – Workouts zum streamen im Netz und lassen Sie dabei Frühlingsluft und Vogelgezwitscher durch das offene Fenster zu Ihnen hinein!
